Certificados Digital: conheça os tipos e as vantagens de ter na sua empresa

Certificados Digital: conheça os tipos e as vantagens de ter na sua empresa

Certificados Digitais

Conheça os tipos e as vantagens de ter na sua empresa

Com a tecnologia cada vez mais presente no dia a dia de todos nós, usar ferramentas que garantem proteção em transações pela internet e em outros serviços digitais são essenciais para garantir segurança, confiabilidade e integridade às informações.

O certificado digital é um arquivo que funciona como uma assinatura virtual da sua empresa e atesta a veracidade tanto das transações como dos processos que o seu negócio realiza.

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O que são os certificados digitais?

A Certificação Digital é a tecnologia que, por meio da criptografia de dados, garante autenticidade, confidencialidade, integridade e não repúdio às informações eletrônicas. Trata-se de um documento digital utilizado para identificar pessoas e empresas no mundo virtual.

Desde 2001, com a Medida Provisória nº 2.200-02, de 24 de agosto de 2001, ele já faz parte do dia a dia de pessoas e empresas. Mas muitos ainda não conhecem todas as utilidades e benefícios dessa tecnologia.

A MP 2.200-2 é a norma responsável por regularizar e validar os contratos digitais no Brasil, além de distinguir a assinatura digital das outras ações eletrônicas. Em outras palavras, o Certificado Digital é a identidade digital que permite assinar documentos com validade jurídica. Esse documento deve ser gerado e assinado por uma Autoridade Certificadora (órgão responsável pela criação e gerenciamento dos Certificados Digitais) que esteja de acordo com as regras estabelecidas pela ICP-Brasil.

 

Para que servem os Certificados  digitais?

Eles permitem que a empresa e pessoas físicas envie suas declarações de tributos e obrigações acessórias por meio eletrônico, permite registro de funcionários, baixa de funcionários, abertura e fechamento de empresas, assinatura de contratos em pdf, assinatura de financiamentos. Além disso, para evitar fraudes e deixar o processo mais seguro. 

O Certificado Digital pode ser utilizado para a autenticação em sistemas e sites, enviar, acompanhar e retificar a declaração do imposto de renda, assinar documentos, entre muitas outras possibilidades. Ou seja, ele viabiliza a realização de procedimentos e operações virtuais sem a necessidade de deslocamento e burocracia no processo. Isso concede maior segurança, custo reduzido e confiabilidade.

É importante destacar que o Certificado Digital não é uma invenção do governo. Ele foi criado com o objetivo de facilitar a rotina das pessoas físicas e empresas, promovendo agilidade, segurança e redução de custos.

Quem pode usar um certificado digital?

De modo geral, todas as pessoas (físicas ou jurídicas) que desejam realizar determinadas atividades na internet de maneira segura e autenticada.

No entanto, para algumas pessoas ela se torna uma exigência. As organizações inscritas nos regimes tributários de lucro real ou lucro presumido e aquelas que emitem nota fiscal eletrônica (NF-e), Advogdos são obrigadas a utilizar o Certificado Digital.

Quais as vantagens de utilizar um certificado digital?

1. RG do mundo digital

O Certificado é um documento que identifica inquestionavelmente pessoas e empresas no meio eletrônico, por isso é considerado o RG do mundo digital. Por meio da criptografia de dados, garante a autenticidade e a integridade das transações realizadas.

2. Usado para assinar documentos

Por conta do rigoroso processo de emissão e a tecnologia da criptografia de dados, o documento possibilita ao titular autorizar transações e até mesmo assinar documentos no meio eletrônico, com o mesmo valor de uma assinatura de punho autenticada – deixando de lado o uso de papel e caneta.

3. Garante mobilidade

Se ele identifica no meio eletrônico, logo proporciona mobilidade. Com o Certificado, por exemplo, é possível formalizar negócios a longa distância. Um empresário daqui do Brasil pode concretizar um negócio com outro empresário que estiver em viagem na China. Basta eles acessarem a plataforma para assinaturas de documentos, via celular, tablet ou computador, e assinar com o Certificado.

4. Reduz os custos

Por permitir que processos sejam realizados do início ao fim no meio eletrônico, o Certificado Digital diminui gastos relacionados à compra, impressão e armazenamento de papel, ao transporte e à mão de obra, porque melhora a eficiência operacional.

Isso representa um grande indicador de sucesso, pois, além de reduzir custos operacionais, também otimiza o tempo, permitindo que os colaboradores foquem as energias em tarefas que trazem mais resultados para a empresa.

5. Proporciona agilidade e praticidade na execução de tarefas

Com o Certificado Digital, o trabalho de assinar e gerir documentos é otimizado e concluído com maior rapidez e segurança. Assim, os negócios podem ser formalizados a qualquer hora e em qualquer lugar, gerando mobilidade aos usuários.

6. Garante segurança jurídica 

Todo documento assinado com Certificado Digital possui validade jurídica e a mesma confiança pública que um cartório garante. Isto é, em poucos cliques, qualquer arquivo eletrônico pode ser assinado com valor jurídico. E todo o processo, antes burocrático, fica simples e prático.

Quais os principais tipos de certificados digitais?

Certificado digital A1

O Certificado digital A1 consiste em um arquivo digital, de extensão .PFX ou .P12, que não existe fisicamente. Deve ser instalado e armazenado em um ou mais computadores.

Todo certificado digital A1 possui prazo de validade de 1 ano a partir da data de emissão, isto é, deve ser renovado anualmente.

Vantagens

  • Por não depender de um objeto, não corre risco de ser fisicamente perdido, roubado ou danificado;
  • Pode ser instalado em múltiplos computadores;
  • Permite backup, assim, o certificado não é perdido caso os computadores sejam formatados ou apresentem problemas;
  • É possível instalar o certificado em computadores ou servidores de terceiros, caso utilize um software de emissão de documentos fiscais na nuvem.

Desvantagens

  • Prazo de validade de apenas 1 ano;
  • Geralmente, o valor de 3 certificados A1 fica um pouco mais caro do que um certificado A3 com duração de 3 anos.

Certificado digital A3

O Certificado digital A3 é emitido e armazenado em um objeto físico. São fabricados em diversos formatos de mídia, que determinam sua forma de utilização. São eles:

  • Token:  artefato USB, semelhante a um pendrive;
  • Smartcard: cartão plástico com chip, lido através de hardware específico, semelhante a um cartão de crédito é necesspario a leitora de cartão para o uso.

O prazo de validade do certificado digital A3 varia entre 1 ano e 3 anos a partir da data de emissão, o uso se faz quando conectado no computaodor, só podendo utilizar em um computador por vez.

Vantagens

  • Mais seguro, pois não pode ser transferido ou copiado para outros equipamentos além da mídia original;
  • Geralmente, um único certificado A3 com duração de 3 anos fica mais barato do que 3 certificados A1 com duração de 1 ano.

Desvantagens

  • Pode ser perdido, roubado ou danificado fisicamente, acarretando em perda do certificado;
  • Só pode ser utilizado em um computador por vez;
  • Requer periférico de leitura no caso de smartcards (cartão).

Certificado digital A3 - BIRD ID

O Certificado digital Brid ID é um certificado digital em nuvem, ele fica armazenado em um servidor seguro para seu uso requer utilizar um aplicativo no seu celular que gera um token (codigo de acesso) de 30 em 30 segundos.

O prazo de validade do certificado digital Bird ID varia entre 1 ano e 5 anos a partir da data de emissão, e possui quantidade de assintaras que é de no mínimo 5 assinaturas. Caso você utilize as 5 assinaturas em um único diga será necessário adquirir um novo certificado Bird ID ou renova-lo independente do seu prazo de validade. As assinaturas não são contadas em acessos a site como ECAC. 

Vantagens

  • Mais seguro, pois não pode ser transferido ou copiado para outros equipamentos e é gerada uma nova senha de acesso a cada 30 segundos;
  • Tem um prazo de validade maior.
  • É compativel com vários sistemas operacionais pode ser utilizado no celular.

Desvantagens

  • Por mais que seja uma vantagens de seguranda a senha ser trocada de 30 em 30 seg, se torna uma desvantagem também pois essa senha fica no aplicativo bird id no celular;

Qual o melhor tipo de certificado digital?

O certificado ideal depende de diversos fatores, como o porte da empresa. O A3 acaba ficando mais barato para algumas, mas é muito menos flexível do que o A1 para emissão de documentos fiscais em grande quantidade.

Em algumas operações, o A3 é praticamente inviável. Além disso, a maior parte dos softwares web de emissão de documentos fiscais eletrônicos requer instalação do certificado em um servidor na nuvem, o que só é possível com o A1.

Fazer uma procuração eletrônica do meu certificado digital?

Sim é possível e temos um artigo falando somente sobre isso, acesse clicando aqui.

Renovação de certificado

Os Certificados Digitais, tanto para pessoa física (e-CPF) quanto os direcionados para empresas (e-CNPJ e NF-e), possuem validade de 1 ou 3 anos. É preciso ter atenção quanto ao vencimento do Certificado Digital para que a rotina do empresário não seja prejudicada.

Isso porque, após expirado, ele perde seu valor. Essa perda de valor faz com que o certificado não possa ser mais utilizado e, consequentemente, isso gera alguns problemas, por exemplo, o não cumprimento dos compromissos fiscais mensais que uma empresa possui e que precisam ser assinados digitalmente, gerando a aplicação de multas. Para quem é pessoa física, pode ficar sem acesso aos portais que usam o Certificado digital como mecanismo de acesso, por exemplo, o site da e-CAC da Receita Federal, eSocial e assinatura digital de documentos.

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Onde comprar seu certificado digital?

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